Tentang SMK Virtual Library Surabaya

Latar Belakang

Perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu berupa buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan melalui jaringan computer baik secara internet maupun intranet. Istillah perpustakaan digital atau digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library. Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah digital library, hal ini bisa kita lihat dengan adanya workshop, simposium, atau konferensi dengan memakai nama digital library.

Digital Library (DL) bisa dilihat dari berbagai disiplin ilmu (multi dimensi) secara komprehensif menuju pada a knowledge society. Knowledge society adalah salah satu fondasi dasar bagi perkembangan suatu bangsa dan negara, dimana DL adalah salah satu instrumen untuk pertukaran pengetahuan atau informasi di suatu negara dan bangsa, antar negara/bangsa. Knowledge Society sangat berbeda dengan masyarakat industri (knowledge economy) yang bertujuan merubah masyarakat dari pemenuhan kebutuhan dasar “ the basic need of all round development to empowerment”. (Sumber : IlmuKomputer.com, 2006).

Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar, kedudukannya sejajar dengan sumber belajar lainnya seperti laboratorium, ruang praktek atau ruang penunjang lainnya, yang menjadi integral dalam mendukung proses pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan. Agar tujuan dan fungsi perpustakaan dapat tercapai dengan baik sesuai dengan sasaran yang ditentukan dan kemajuan jaman, maka perpustakaan perlu dikembangkan dengan baik sesuai dengan kemajuan teknologi dan perkembangan kebutuhan. Pemanfaatan teknonoli saat ini sangat memungkinkan dan memudahkan untuk membangun sebuah perpustakaan digital yang dapat diakses dar manapun dan kapanpun dengan menggunakan jaringan intranet maupun internet.

Dalam rangka implementasi Renstra Depdiknas 2005-2009, saat ini Direktorat Pembinaan SMK sedang melaksanakan berbagai kegiatan yang dituangkan dalam berbagai program pencitraan SMK. Salah satu diantaranya adalah pembangunan Digital Library untuk SMK. Kondisi umum perpustakaan, khususnya SMK sampai dengan saat ini masih sangat memprihatinkan, baik dari segi ketersediaan fasilitas maupun sumber daya manusia (SDM) yang mengelolanya. Dalam rangka pengembangan perpustakaan yang berkualitas guna mendukung proses belajar mengajar dan tercapainya mutu pendidikan SMK, pada tahun 2007 ini Direktorat PSMK membangun sebuah perpustakaan digital atau yang biasa disebut Virtual Library (VL). (Sumber : Panduan Pelatihan Peningkatan Perpustakaan Berbasis Web SMK, Dit. PSMK, 2007).

Berdasarkan matriks program lima tahunan, yaitu 2006-2010 Rencana dan Strategi Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENSTRA SKPD) Dinas Pendidikan Kota Surabaya merencanakan beberapa kebijakan : (1) Meningkatkan kualitas pendidik maupun tenaga kependidikan secara profesional dan Good Governance; (2) Membangun sarana prasarana pendidikan sesuai standart dan (3) Mengembangkan ICT (Information and Communication Technology) dalam proses pembelajaran.

Sejalan dengan tujuan, strategi dan kebijakan rencana tersebut, kegiatan Dinas Pendidikan Kota Surabaya Tahun 2008 yang terkait dengan pengembangan ICT adalah sebagai berikut : (1) Kegiatan penyelenggaraan pelatihan, seminar, lokakarya serta diskusi ilmiah tentang berbagai isu, dengan sub kegiatan antara lain workshop pengembangan manajemen berbasis ICT; (2) Kegiatan pengembangan materi pembelajaran dengan menggunakan ICT, dengan sub kegiatan antara lain untuk penyusunan materi e-learning SD/SMP/SMA/SMK; (3) Kegiatan pengembangan SD, SMP dan SMA kawasan, melalui pengadaan prasarana dan sarana laboratorium komputer dan pengadaan peralatan multimedia; (4) Peningkatan dan pengembangan lembaga pendidikan nasional, melalui pembangunan WAN (Wide Area Network) Kota Surabaya. (Sumber : Renstra SKPD Dinas Pendidikan Kota Surabaya 2006-2010)

Sehubungan dengan program Dit PSMK dan Renstra SKPD Dinas Pendidikan Kota Surabaya tersebut diatas, maka kedua program itu dapat disinergikan alam pelaksanaan dan imlementasinya. Namun sesuai dengan kondisi wilayah kota Surabaya berkaitan dengan infrastruktur ICT, Jumlah laboratorium, jumlah pendidik dan tenaga kependidikan yang kompeten di bidang ICT masih belum mencapai 50 %, selain itu masih banyak sekolah yang belum mempunyai akses internet dll, maka hal ini merupakan suatu hambatan yang dapat mempengaruhi keberhasilan program-program tersebut. Saat ini jumlah sekolah yang ada di Surabaya dari SD, SMP, SMA, SMK sebanyak 1.670 unit, dari jumlah tersebut SMK nya ada 102 unit, terdiri dari 11 SMK negeri dan 91 SMK swasta. (Sumber : Dapodik Dinas Pendidikan Kota Surabaya, 2007).

Perumusan Masalah

Kondisi infrastruktur dan keterbatasan sarana dan prasarana laboratorium computer, SDM yang kurang kompeten di bidang ICT, banyaknya jumlah sekolah dan jumlah siswa yang harus mendapatkan pelayanan pendidikan di Kota Surabaya, maka program peningkatan mutu SMK dengan membangun Virtual Library melalui ICT masih mengalami banyak hambatan, sehingga berpengaruh terhadap hasil yang diharapkan, baik oleh pemerintah daerah maupun pusat.

Tujuan Penulisan

Tujuan disusunnya penulisan ini adalah :
1. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan program peningkatan mutu SMK dengan menggunakan ICT, khususnya dalam membangun Virtual Library.
2. Untuk mengimplementasikan sistem perencanaan pembangunan dalam melaksanakan kebijakan Direktorat Pembinaan SMK (PSMK) dalam upaya pencitraan SMK dan Renstra SKPD Dinas Pendidikan Kota Surabaya Tahun 2006-2010 serta kaitannya dengan sistem pendidikan yang sedang dibangun.

SMK Virtual Library (VL)

Pada tanggal 29 Oktober sampai dengan 01 November 2007 Direktorat PSMK telah mengundang perwakilan dari SMK-ICT center sebanyak 33 orang dari 33 Propinsi, perwakilan Direktorat PSMK sebanyak 7 orang, perwakilan dari P4TK, Tim pendamping sebanyak 5 orang untuk sosialisasi dan pelatihan di Jakarta. Adapun tujuannya adalah (1) mengerti, menggunakan dan memanfaatkan VL sesuai dengan tingkatan penggunaannya; (2) menyebarluaskan pengetahuan yang didapat kepada lingkungan SMK di propinsinya.

Sebagian besar SMK-ICT yang ditunjuk berdasarkan beberapa criteria, diantaranya :
1. Sebagai secretariat ICT di Kota/Kabupaten yang bersangkutan.
2. SMK tersebut adalah SBI (Sekolah Bertaraf Internasional)
3. SMK tersebut harus sudah memiliki ruang self access yang terintegrasi dengan ruang perpustakaan.
4. SMK tersebut harus melaksanakan sosialisasi ke SMK se Kota/Kab. masing-masing dan ke SMK-ICT se Propinsi masing-masing.

Tujuan SMK VL adalah (1) agar semua siswa, guru dan masyarakat dapat meng-akses informasi dan materi pembelajaran secara online; (2) terjadi sinergi antar SMK, sehingga terdapat persamaan standart mutu pembelajaran; (3) data, informasi dan modul-modul pembelajaran yang didapat dan dipakai selalu up to date; (4) Jembatan antar system, isi, methode, institusi dan budaya. Sehingga dapat tercipta hubungan interaksi :
1. antar sekolah
2. Antar guru antar murid
3. Antar sistem sertifikasi
4. Antar methoda
5. Antar model dan budaya pembelajaran

Keuntungan yang diharap untuk siswa dengan adanya VL antara lain :
1. Memberi ruang gerak belajar yang tak terbatas bagi siswa .
2. Menutupi kekurangan sumber belajar, guru / pembimbing, waktu pembelajaran, methoda, peralatan dan penciutan program keahlian.
3. Memperkaya dan mengangkat keunikan dan keunggulan individu dengan memberi ruang gerak berselancar secara bebas.
4. Ajang menggali kreasi, inovasi, harapan, cita-cita dan suara
5. Ajang berbagi penemuan
6. Dokumentasi proses pembelajaran
7. Re-inforsment pembelajaran skill siswa
8. Konsolidasi pengetahuan siswa dll
(Panduan Pelatihan Peningkatan Perpustakaan Berbasis Web SMK, Dit. PSMK, 2007).

Dalam system yang sedang dibangun, terdapat 3 (tiga) jenis data dan nantinya dapat di download oleh para pengguna yang merupakan konten dari VL, yaitu (1) document berekstensi pdf; (2) video dengan ekstensi rm, wmv, mpeg, 3gp dan flv; (3) audio yang berekstensi mp3.

Untuk membangun system ini, PSMK melakukan kerjasama dengan beberapa pihak terkait sebagai partnership diantaranya :
1. SMK dan ICT center
2. Dinas
3. Direktorat PSMK
4. P4TK (Pusat Pengembangan Penataran dan Pelatihan Tenaga Kependidikan)
5. Universitas /institusi.
6. Industri
7. Badan sertifikasi
8. Masyarakat
9. Public Library Service
10. Department teknis

Yang terlihat dalam gambar dibawah ini :



Gambar 1. Organisasi Virtual Library SMK

Organisasi, pemberdayaan & pengembangan SMK VL adalah :
• Penyediaan Portal SMK Virtual Lbrary
• Pemberdayaan ICT center di provinsi dan kabupaten
• Pengayaan isi
• eBook- 90 judul di 2007 dan 123 di 2008
• Konsolidasi materi pembelajaran yang telah dikembangkan ( 350 modul )
• Bantuan untuk pengembangan Pusat Sumber Belajar di SMK
• Pemanfaatan materi adaptif SMK : B. Inggris, Fisika, Kimia dll.

Pengembangan awal SMK VL
• Pembuatan modul bahan ajar
• Pembukaan jurusan ICT di SMK
• Pengembangan ICT center & client
• Pembuatan SMK VL
• Penulisan buku SMK (eBook)
• Pembuatan bahan ajar adaptif SMK
• Grassroots effort
• Reinforcement

Perkembangan Virtual Library di Surabaya

Dalam pelaksanaan program VL ini, Dinas Pendidikan Kota Surabaya (nantinya sebagai server induk, sedang dalam proses) bersama ICT Center Surabaya (server internal / pilot project) bekerja sama dengan PT. Radnet (Collocation server and mirroring server), Intel Indonesia (telah menyumbangkan konten “skoool-for-classmate-program”), Tim ICT dari ITS dan PENS-ITS Surabaya (membangun local contents) serta komunitas IT di Surabaya untuk membangun system. Dengan dukungan berbagai pihak diharapkan Dinas Pendidikan Surabaya dapat segera merealisasi program VL dan meningkatkan mutu pendidikan SMK khususnya, dan pendidikan pada umumnya.

SMK Negeri 1 Surabaya sebagai secretariat ICT Center Surabaya ditunjuk untuk mewakili Propinsi Jawa Timur, telah mencoba meng install program tersebut untuk kepentingan internal, dan telah mencoba untuk online dengan alamat di http://virlib.smkn1-sby.sch.id dan sekarang masih dalam proses menyiapkan konten yang dihimpun dari hasil karya warga SMK Negeri 1 Surabaya antara lain berupa :
1. Film kecil dari production house nya tve
2. film siswa waktu presentasi
3. Dokumen hasil karya siswa
4. Profile SBI
5. Film-film pendek dll.

Sedang untuk kebutuhan sosialisasi dan tindak lanjut program ini kami sedang mempersiapkan dan melakukan beberapa tahapan seperti yang tertuang dalam action plan ”Peningkatan Pengelolaan Perpustakaan SMK Berbasis Web” lihat Gambar berikut :

Gambar 2. Action Plan (hal 1)

Gambar 3. Action Plan (hal 2)

Gambar 4. Action Plan (hal 3)

Pertemuan awal dengan 13 sekolah Sub Rayon SMK se Surabaya telah dilaksanakan pada tanggal 7 Desember 2007 di SMK Negeri 1 Surabaya, yang telah dibuka oleh Ibu Tetty Rachmi Wulan S.Pd. selaku Kabid Perencanaan dan Pengembangan Pendidikan, yang sekaligus sebagai Koordinator ICT Center Dinas Pendidikan Kota Surabaya. Tim ICT Center SMK Negeri 1 Surabaya bersama Tim Radnet dan KLAS ( Kelompok Linux Arek-arek Suroboyo – yang juga akan menyumbangkan konten Linux) melakukan sosialisasi dan pelatihan bersama, dengan hasil antara lain :
1. Install program Virlib SMK di masing-masing laptop/PC
2. Mempersiapkan konten dari SMK masing2
3. Menyiapkan paparan materi sosialisasi untuk SMK se Surabaya
4. Mengumpulkan dan mengembangkan hasil karya siswa masing-masing
5. Koordinasi dengan dinas kota dan propinsi untuk sosialisasi
6. Menyiapkan buku panduan teknis
7. Setting server

Direncanakan pada pertemuan berikutnya diiukuti oleh 102 SMK se Surabaya, dengan realisasi dari hasil pertemuan 13 Sub Rayon tanggal 7 Desember 2007 tersebut, dan direncanakan saat itu juga sudah selesai buku panduan dan setting server, sehingga diharapkan tiap SMK tinggal upload materi atau modul atau kontennya.

Daftar nama SMK Sub Rayon SMK se Surabaya yang diundang pada pertemuan tersebut adalah sebagai Ketua Sub Rayon SMK se Surabaya, yang nantinya berkewajiban untuk mensosialisasi ke anggotanya masing-masing, sebagai berikut :
1. SMKN 1 Surabaya
2. SMKN 2 Surabaya
3. SMKN 3 Surabaya
4. SMKN 4 Surabaya
5. SMKN 5 Surabaya
6. SMKN 6 Surabaya
7. SMKN 7 Surabaya
8. SMKN 8 Surabaya
9. SMKN 9 Surabaya
10. SMKN 10 Surabaya
11. SMKN 11 Surabaya
12. SMK S. Louis Surabaya
13. SMK Petra Surabaya

Dengan melihat kondisi kota Surabaya dan mengkaji hasil tulisan yang bekaitan dengan ICT sebelumnya, dibawah ini sekilas gambaran penulis sebagai bahan pemikiran bersama khususnya dalam pengembangan VL, perlu diperhatikan beberapa kendala yang dapat terjadi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan setiap orang melakukan pencarian melalui online sangat bervariasi, dimana mereka perlu mengetahui prinsip-prinsip ICT , strategi penelusuran online, kemampuan menelusur secara online, untuk mendapatkan informasi yang dihendaki;
2. Karena terlalu besarnya sumber informasi dan pengetahuan dalam bentuk digital, maka searching tidak dapat memperoleh hasil yang sesuai dengan topik, atau informasi/pengetahuan yang mendalam;
3. Banyak perbedaan system pada system pencarian secara online, seperti untuk e-journal berbeda dengan web search tools atau dengan digital library atau e-learning dimana berbeda search, membuat setiap user harus mengenal semua search tools yang ada dulu;
4. Harus mengenal dulu lingkup topik yang akan dicari dan struktur VL, mengenal pengorganisasian contents dari berbagai system seperti: mengenal system mesin penggeraknya, mengenal databases yang dipakai dalam VL, dsb;
5. Bagi lembaga atau sekolah-sekolah yang bandwidth nya masih rendah, maka akan memakan waktu yang lama sehingga sering membuat frustasi, untuk download maupun upload, bahkan terkadang putus ditengah jalan, padahal sudah menunggu dalam waktu yang cukup lama;
6. Dalam pengorganisasian informasi di VL, kalau terlalu spesifik punya dampak dalam pemilihan oleh pemakai, atau kadang-kadang tidak terlihat dilayar utama, tapi tersembunyi di layar berikutnya, sehingga pemakai harus menjelajah webpage untuk mendapatkan berbagai macam sumber informasi yang tersedia. Bagi para pemula pengguna DL akan merasa kesulitan, sehingga mereka merasa tidak banyak manfaat;
7. Kesimpulannya pemakai menginginkan DL yang siap pakai dan sesuai kebutuhan, sehingga menjadi persoalan baru bagi pustakawan untuk melayani pelanggan dan mengoperasikan DL system, yang terdiri dari berbagai system operasi (OS) , perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), search engine, interface dsb.

Rekomendasi :
1. Dalam implementasi program VL harus segera diadakan pelatihan mengenai struktur database, meta database atau data mining yang kita pakai, strategi penelusuran dan teknik penelusuran secara online, petunjuk-petunjuk secara teknis tentang pengoperasian dan penggunaan VL dst;
2. System atau mesin yang dipakai harus mengukur kemampuan mayoritas pemakai, sehingga kita harus mempersiapkan dan meluangkan waktu untuk mencari informasi yang sesuai dengan system atau karakter dari search engine, databases, atau system operasinya, setelah itu baru ditekankan pada kurikulum pelatihannya, juga perlu dipikirkan adalah design database dan struktur databasenya;
3. Sebagai konsekuensi dari implementasi dan system yang sedang kita bangun antara lain harus melakukan pendekatan secara langsung untuk memenuhi kebutuhan dan sesuai dengan pemakai atau pelanggan, minimal harus menerbitkan buku panduan atau “online help” untuk membimbing atau petunjuk bagi pemakai secara lengkap;
4. Sehubungan dengan kesenjangan digital seperti yang kami gambarkan tentang kondisi lapangan dalam tulisan yang berjudul “Meningkatkan kualitas Pendidikan melalui ICT Kota Surabaya”, maka dari data tersebut perlu dilengkapi data tentang berapa sekolah yang terkoneksi ke internet, berapa pemakai yang akan akses ke VL , siapa yang sering menggunakan VL ?, berapa pemakai yang menggunakan koneksi ke internet dengan a high bandwidth connection or a low bandwidth connection? Atau mungkin masih banyak sekolah yang belum terkoneksi dengan internet atau intranet?;
5. Sebaiknya system akses informasi DL harus didisain untuk dimungkinkan akses ke sumber-sumber informasi yang lain dan dapat dioperasikan secara user friendly, baik secara intranet dan internet dari suatu institusi/sekolah;
6. Secara garis besarnya, perlu diperhatikan secara komprehensif tentang kondisi lapangan, mulai dari infrastruktur ICT Kota/Kabupaten, keberadaan laboratorium dan computer yang ada di sekolah-sekolah, kondisi hardware dan software yang banyak dipakai pada umumnya oleh pemakai berkaitan dengan tugasnya, kemampuan dan atau kompetensi terutama staf, guru dan tenaga kependidikan dalam bidang ICT;
7. Program VL akan berjalan secara optimal, jika terjadi sinergi antara berbagai pihak terkait, mulai dari lingkungan sekolah (Kepala Sekolah, Staf, Guru, Pustakawan dan siswa), lingkungan Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten (Kepala Dinas, Kasubdin dan seluruh staf) dan lingkungan masyarakat (stakeholders, industri, partnership, orangtua siswa dll) dalam memanfaatkan fasilitas untuk mengembangkan dunia pendidikan khususnya.